Цикл начинается с определения идеи проекта, затем эта идея развивается в рабочий план, который может быть осуществлен. После завершения проекта оцениваются его результаты. Проектные идеи рассматриваются в контексте заранее согласованной стратегии.
Проектный цикл обеспечивает структуру для поэтапного, информированного и логичного принятия решений на всех стадиях жизни проекта.
Проектный цикл, принятый Европейской Комиссией, состоит из пяти этапов: программирование, определение, формулирование, осуществление и оценка.
Цикл основан на трех общих принципах:
• цикл определяет ключевые решения, информационные требования и ответственность на каждом этапе;
• этапы цикла последовательны, то есть для успешного начала следующего этапа необходимо завершение предыдущего;
• цикл использует оценивание (оценку), для того чтобы встраивать опыт существующих и законченных проектов в разработку будущих программ и проектов.
Методика, получившая название «Управление проектным циклом» (УПЦ), была принята Европейской Комиссией в начале 90-х годов с целью улучшения качества разработки и управления проектами и, следовательно, повышения эффективности безвозмездной помощи. УПЦ объединяет этапы в цикл таким образом, чтобы ключевые вопросы рассматривались и проверялись систематически, посредством использования подхода и методологии, которые гарантируют, что проектные цели и вопросы устойчивости остаются в центре внимания в течение всей жизни проекта.
Этапы проектного цикла
Этапы проектного цикла могут быть описаны следующим образом.
1. В течение этапа программирования анализируется ситуация на национальном и секторальном уровнях с целью определения проблем, препятствий и возможностей для развития, на которые может быть направлено сотрудничество. Эта работа включает в себя обзор социально-экономических показателей, национальных приоритетов и приоритетов донорской организации. Цель этого этапа — определить и согласовать главные цели и секторальные приоритеты таким образом, чтобы обеспечить программные рамки, в которых конкретные проекты могут быть выявлены и подготовлены.
2. На этапе определения идеи проектов выявляются и тщательно отбираются для последующего изучения. Этот процесс включает в себя консультации с потенциальными получателями содействия, анализ проблем, с которыми они сталкиваются, и определение возможных вариантов решения этих проблем. В результате принимается решение об уместности и значимости каждой проектной идеи (как для потенциальных получателей, так и для программных рамок, сформулированных на предыдущем этапе) и о том, какие проектные идеи следует далее развивать на этапе формулирования. В конце этапа определения принимается решение о финансировании программ.
3. На этапе формулирования уместные проектные идеи развиваются в практические планы действий. Получатели содействия и другие заинтересованные стороны участвуют в подробной детализации идеи проекта, которая затем оценивается на выполнимость (возможно ли успешное достижение цели) и на устойчивость (возможно ли создание долгосрочной пользы для получателей). На основе этой оценки принимается или не принимается решение о составлении официального финансового предложения и об обращении за финансированием для проекта. В конце этого этапа принимается решение о финансировании индивидуальных проектов.
4. На этапе осуществления мобилизуются ресурсы для выполнения проекта, и проект выполняется. Это может потребовать проведения тендеров и подписания контрактов о техническом содействии или о работах и поставках. В процессе осуществления и при непосредственном участии получателей и других вовлеченных сторон, менеджмент проекта оценивает действительный прогресс в сравнении с запланированным прогрессом, для того чтобы определить, двигается ли проект к достижению своих целей. В случае необходимости работа проекта корректируется или изменяются некоторые из его целей ввиду каких-либо значительных изменений, которые могли произойти со времени формулирования проекта.
5. На этапе оценки финансирующая организация и страна-партнер оценивают проект для того чтобы определить — что было достигнуто и какие уроки из выполнения проекта можно извлечь на будущее. Результаты оценки используются для улучшения качества будущих проектов и программ. Хотя в общем проектном цикле этап оценки идет после этапа осуществления, распространенной практикой является проведение промежуточной оценки проекта, для определения уроков, которые могут быть учтены в течение оставшейся жизни проекта.
Управление проектным циклом соединяет в себе принципы управления безвозмездной помощью, аналитические инструменты и методологию, а также применяет все это в процессе принятия решений в проектном цикле, для того чтобы гарантировать, что:
1) проекты уместны по отношению к согласованной стратегии и реальным нуждам получателей содействия:
• проекты увязаны с секторальными и национальными целями и целями Европейской Комиссии;
• получатели вовлечены в процесс планирования, начиная с самой ранней стадии;
• анализ проблем является всесторонним;
• цели четко определены с точки зрения пользы для целевой группы;
2) проекты выполнимы, так как их цели могут быть реально достигнуты в условиях действия ограничений, накладываемых окружающей обстановкой и потенциальными возможностями организаций-исполнителей:
• цели логичны и измеримы;
• риски, допущения и потенциальные возможности организаций-исполнителей приняты во внимание;
• мониторинг сосредоточен на запланированных существенных количественных показателях;
3) проекты устойчивы:
• факторы, влияющие на устойчивость, рассмотрены и включены в структуру проекта;
• данные, полученные в результате оценки, используются для того, чтобы выводы из предыдущего опыта являлись неотъемлемой частью содержания будущих проектов.
Инструменты проектного планирования и управления предоставляют практические механизмы, при помощи которых могут быть достигнуты уместность, выполнимость и устойчивость. Основным инструментом, используемым в УПЦ для проектного планирования и управления, является логико-структурный подход (ЛСП).
Логико-структурный подход — это основной инструмент, используемый для разработки проектов на этапах определения и формулирования. Использование ЛСП на этапе определения позволяет удостовериться, что идеи проекта уместны, тогда как на этапе формулирования ЛСП помогает обеспечить его выполнимость и устойчивость.
Этапы метода ЛСП
Этап 1 — этап анализа, в течение которого анализируется сложившаяся ситуация, для того чтобы представить «желаемую ситуацию в будущем» и выбрать стратегии для ее достижения. Он включает в себя:
• анализ проблем: определение вовлеченных сторон, их ключевых проблем, препятствий и возможностей; определение причинно-следственных связей между проблемами;
• анализ целей: выработка целей из выявленных проблем; определение связей «средства-цель»;
• анализ стратегий: определение различных стратегий для достижения целей; постановка главных целей (общих целей и цели проекта).
Этап 2 — этап планирования, в течение которого идея проекта развивается в детальный рабочий проект. Он включает в себя:
• логическую структуру: определение структуры проекта, проверка его внутренней логики, а также формулирование целей в измеримых величинах, определение средств и затрат (в целом);
• планирование деятельности: определение последовательности и взаимозависимости действий, оценка их продолжительности, установка этапов и распределение ответственности;
• планирование ресурсов: на основе плана действий, разработка плана расходования ресурсов и бюджета проекта.
Главным продуктом ЛСП является логико-структурная матрица. Она представляет собой таблицу, или матрицу, имеющую четыре колонки и четыре строки (см. рисунок ).
Вертикальная логика устанавливает, что проект намеревается делать, проясняет причинно-следственные связи и выявляет важные допущения и неопределенности, лежащие за пределами контроля менеджеров проекта. Горизонтальная логика связана с измерением эффективности проекта и затраченных проектом ресурсов через спецификацию важнейших показателей и средств, с помощью которых показатели будут измеряться.
В первой и четвертой колонках логическая структура четко показывает логику вмешательства проекта в существующую негативную ситуацию (если действия будут предприняты, тогда результаты будут получены, тогда цель проекта будет достигнута и т.д.) и описывает важные допущения и риски, лежащие в основе этой логики. Таким образом обеспечивается основа для проверки выполнимости проекта. Для управления проектом и контроля над его выполнением логическая структура определяет мероприятия, которые необходимо провести, требуемые ресурсы и распределение ответственности по управлению проектом. Во второй и третьей колонках (объективные проверяемые индикаторы и источники поверки), логическая структура предоставляет «точки отсчета», по сравнению с которыми прогресс в выполнении проекта будет контролироваться и оцениваться.
Для получения дополнительной информации вы можете посетить сайт http://europa.eu.int/comm/europeaid/qsm
/project_en.htm и скачать последнее руководство по УПЦ (на английском языке).
По материалам
Международной службы
