В ходе нескольких дней подготовки специалистами ЦИТ было подобрано и интегрировано разнородное оборудование, протестирована его работа в системе, оптимизированы параметры каналов связи, настроено программное обеспечение. За транспортно-сетевую часть отвечал ведущий инженер ЦИТ Анвар Багаутдинов, работу видеооборудования обеспечивал инженер ЦИТ Юрий Зайцев, ведущим телеконференции в Новосибирске был директор ЦИТ Е. Б. Гаврилов.
Непосредственно перед проведением телеконференции (буквально накануне) по инициативе и силами сотрудников ЦИТ были проведены работы по обеспечению обмена трафиком в Новосибирске между коммуникационными узлами RUNNet (университетская сеть России) и RBnet (сеть академии наук). Такой обмен позволил, в первую очередь, провести саму телеконференцию, и намного разгрузить направление на Москву, для повышения эффективности информационного обмена в рамках учебных и научных сетей Сибирского региона.
В процессе подготовки и проведения виртуальной встречи студентов и руководства Федерального агентства по образованию России в НГТУ была применена уникальная технология коммутации и кодирования видеоизображения с двух видеокамер и радиомикрофона.
Вещание велось по технологии Real-Video. Тестирование проведения конференции проводилось в течение пяти подготовительных дней но, несмотря на это, начало конференции было немного смазано, так как администраторы ТГУ не рассчитали наплыва желающих посмотреть конференцию через интернет. Они были вынуждены снизить качество транслируемой картинки, после чего нормализовался и звук, и изображение. Прямое включение производилось с помощью трансляции видео потока программой Videoconferencing Tool (VIC), а для трансляции и микширования звука использовалась программа Robust Audio Tool (RAT).